Perencanaan Pesan Bisnis

 

PERENCANAAN PESAN BISNIS

1.      Penentuan Tujuan

Pesan bisnis yang disampaikan kepada penerima hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan, menciptakan good will, memiliki tujuan yang jelas, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi, sehingga menciptakan niali tambah bagi perusahaan. Tujuan komunikasi bisnis antara lain :

·         Memberi informasi (informing)

Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

·         Membujuk atau persuasi (persuading)

Memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

·         Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestic maupun perusahaan asing.

2.      Analisis Audiens

Audiens (Penerima Pesan) dalam komunikasi bisa berasal dari individu, baik pembaca mauoun pendengar sari surat, memo, laporan atau presetasi, manajer, atasan, bawahan, klien serta masyarakat umum. Mereka mempunyai pemahaman yang berbeda-beda dalam memahami pesan yg disampaikan sehingga sebuah pesan sebaiknya dapat memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan penerima.

Ø  Mengembangkan Profil Audiens Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

Ø  Mengenali penerima primer Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

Ø  Menetapkan jumlah dan komposisi audiens Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.  

Ø  Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

Ø  Memperkirakan reaki penerima Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

Ø  Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu : 1). Temukan apa yang ingin diketahui audiens 2). Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan 3). Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens 4). Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat 5). Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

Ø  Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens. Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik. Menurut Bovee dan Thill (2003:103) analisis audiens dapat dilakukan dengan cara :
 >Analize : siapa pihak yang menerima pesan

> Understand : bagaimana pengetahuan penerima tentang subyek yang di  informasikano

>Demographics : berapa umur, jenis kelamindan pedidikan penerima
>Demographics : berapa umur, jenis kelamindan pedidikan penerima
>Interest : apa yang menarik perhatian penerima
>Environment : apakah penerima bersahabat atau bermusuhan
>Needs : informasi apa yang dierlukan penerima
>Customize : bagaimana penyesuain pesa yang diperlukan
>Expectation : apa yang menjadi harapan penerima

3.      Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

Ø  Brainstorming Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan: Storyteller’s Tour Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah. Random List Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting. Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan. Journalistic Approach Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi. Question and Answer Chain Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience

Ø  Petunjuk atasan Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

Ø  Kebiasaan Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.

4.      Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut. Saluran komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back). Saluran komunikasi tertulis Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

 

Bargaining

 

Bargaining merupakan proses tawar menawar antara penjual dan pembeli dimana jika salah satu pihak memiliki bergaining positif berhak mngambil keputusan terhadap pihak lain yang memiliki bergaining rendah.

Otoritas untuk melakukan bargaining harus dimiliki oleh seorang negosiator karena dalam negosiasi akan ditemui berbagai macam kepentingan dan pandangan berbeda yang mungkin menimbulkan konflik. Negosiator mempunyai kepentingan untuk melakukan sesuatu sesuai kepentingan yang diwakilinya dengan kebebasan untuk mengendalikan dan kemampuan untuk membentuk posisi bargaining-nya. Pandangan-pandangan dalam proses bargaining akan membentuk argumentasi yang mengarah kepada polarisasi. Seorang negosiator harus bersikap agresif dan tegas agar ia dapat memenangkan proses negosiasi.

Zona Tawar-Menawar

Zona Tawar-Menawar (The Bergaining Zone) merupakan wilayah ruang yang dibatasi dibatasi oleh penawaran pihak penjual dan tawaran awal pihak pembeli, diantara ruang tersebut terdapat tawaran ideal, harga realistis dan harga tertinggi dari sisi pembeli yang akan menentukan nilai keuntungan masing-masing, yang merupakan tahap  terakhir proses negosiasi. Kesepakatan terbaik disebut zona tawaran akhir yang dibatasi oleh harga realistis penjual dan pembeli.